Przekształcenie spółki polega na zmianie

jej formy prawnej przy zachowaniu tożsamości majątkowej i podmiotowej. Oznacza to, że zarówno przed przekształceniem jak i po przeprowadzeniu przekształcenia mamy do czynienia z tym samym podmiotem, ale działającym w innej, zmienionej formie prawnej.
W trakcie przekształcenia nie dochodzi do powstania spółki w organizacji. Nie przeprowadza się również likwidacji spółki przekształcanej.

Kodeks spółek handlowych dopuszcza możliwość przekształcenia:

oraz

Możliwe jest również przekształcenie przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową.

Pomimo dopuszczalności przekształceń spółek handlowych we wszystkich konfiguracjach nie można zapominać o tym, że przepisy przewidują pewne ograniczenia z tym związane, jak i zakazy przeprowadzenia przekształcenia.
Zakazane jest przekształcenie spółki w likwidacji, która rozpoczęła już podział majątku pomiędzy wspólników oraz spółki w upadłości.  

Przekształcenie spółki przede wszystkim wiąże się z zasadą kontynuacji, tj. spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej. Ponadto spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.
Jednocześnie z dniem przekształcenia wspólnicy spółki przekształcanej, uczestniczący w przekształceniu, stają się wspólnikami spółki przekształconej.

Dniem przekształcenia jest dzień, w którym dokonano wpisu spółki przekształconej do rejestru. Z tą chwilą spółka przekształcana staje się spółką przekształconą. Ponadto sąd z urzędu wykreśla z rejestru spółkę przekształcaną. Spółka przekształcona w rejestrze przedsiębiorców figurowała będzie pod nowym numerem KRS, ale co ważne zachowa NIP i REGON spółki przekształcanej.

Za zobowiązania przekształcanej spółki osobowej powstałe przed dniem przekształcenia wspólnicy tej spółki odpowiadają przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia:

W procesie przekształcenia można wyróżnić trzy fazy:

Faza menadżerska

W ramach fazy menadżerskiej zarząd spółki przekształcanej albo wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki przekształcanej sporządzają planu przekształcenia.
Plan powinien określać wartość bilansową majątku spółki przekształcanej na wskazany dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia oraz wartości udziałów albo akcji wspólników zgodnie ze sprawozdaniem finansowym.
Plan przekształcenia wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a w przypadku spółki jednoosobowej formy aktu notarialnego. Niezbędne jest również przygotowanie załączników do planu, tj.:

Plan przekształcenia podlega badaniu, wyznaczonego przez sąd rejestrowy, biegłego rewidenta, w zakresie jego poprawności i rzetelności.  

Wspólnicy spółki zawiadamiani są o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu spółki dwukrotnie, w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie i nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem powzięcia uchwały.  

Kodeks spółek handlowych przewiduje uproszczoną procedurę przekształcenia w dwóch przypadkach:  

W pierwszym przypadku nie ma konieczności przygotowania planu przekształcenia oraz badania go przez biegłego rewidenta, a także zawiadamiania wspólników o zamiarze podjęcia uchwały. Konieczne jest jednak przygotowanie dokumentów, które są załącznikami do planu połączenia oraz poddania wyceny aktywów i pasywów spółki badaniu biegłego rewidenta.
Natomiast w razie przekształcenia w inną spółkę osobową spółki jawnej albo spółki partnerskiej, w której wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki faza menadżerska została ograniczona do przygotowania jedynie projektu uchwały w sprawie przekształcenia spółki, oraz projektu umowy albo statutu spółki przekształconej.

Faza właścicielska

Do przekształcenia spółki niezbędne jest podjęcie przez wspólników uchwały w sprawie przekształcenia spółki. Uchwała powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.
Przepisy Kodeksu spółek handlowych określają minimalną treść uchwały oraz wskazują jaką większością głosów powinna być podjęta. Uchwała o przekształceniu spółki kapitałowej w spółkę komandytową albo spółkę komandytowo-akcyjną wymaga, oprócz uzyskania wymaganej większości, zgody osób, które w spółce przekształconej mają być komplementariuszami, wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

W terminie miesiąca od dnia powzięcia powyższej uchwały wspólnicy składają oświadczenia o uczestnictwie w spółce przekształconej, do czego powinni zostać wezwani (nie dotyczy to wspólników, którzy złożyli takie oświadczenia w dniu powzięcia uchwały). Oświadczenie wspólnika o uczestnictwie w spółce przekształconej wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wspólnikowi, który nie złożył oświadczenia o uczestnictwie w spółce przekształconej, przysługuje roszczenie o wypłatę kwoty odpowiadającej wartości jego udziałów albo akcji w spółce przekształcanej, zgodnie ze sprawozdaniem finansowym sporządzonym dla celów przekształcenia.

Niezbędną czynnością fazy właścicielskiej jest również zawarcie umowy albo podpisanie statutu spółki przekształconej.

Faza rejestrowa

Ostatnią fazą przekształcenia jest faza rejestrowa obejmująca zgłoszenie przekształcenia w rejestrze przedsiębiorców KRS oraz jego ogłoszenie w MSiG.
Wniosek o wpis powinni podpisać wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej albo wspólnicy mający prawo do jej reprezentacji.
Ponadto nie można zapominać o tym, że w zależności od przyjętej przez spółkę przekształconą nowej formy prawnej, do rejestracji będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy o powstaniu spółki przekształconej.